Gute Betreuung von Promovierenden – Kurzimpulse zur effektiven & erfolgreichen Begleitung

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Die Betreuung von Promotionen ist eine anspruchsvolle Aufgabe – sie verlangt nicht nur fachliche Expertise, sondern auch Klarheit in der Rolle, Kommunikationsgeschick und strukturelles Denken. Die Reihe besteht aus 5 Kurzimpulsen und richtet sich an Wissenschaftler*innen mit (geplanter) Betreuungsverantwortung, um ein tragfähiges Betreuungskonzept zu erarbeiten, ihre eigene Betreuungspraxis reflektiert (weiter) zu entwickeln, und konkrete Werkzeuge für eine professionelle, lernförderliche und strukturierte Begleitung von Promotionsprozessen zu gewinnen.

1. Session
Betreuung bewusst gestalten: Rollenklarheit, Betreuungskonzept, Rahmenbedingungen

In dieser Session reflektieren die Teilnehmenden unterschiedliche Modelle der Promotionsbetreuung und entwickeln ein eigenes, bewusst gestaltetes Betreuungskonzept. Im Zentrum stehen die eigene Haltung als Betreuer*in, strukturelle Rahmenbedingungen sowie ein transparentes Erwartungsmanagement. Ziel ist es, Betreuung nicht „implizit“ geschehen zu lassen, sondern klar und professionell zu gestalten.

Key Learnings

• Vor- und Nachteile verschiedener Betreuungskonzepte (z. B. eng geführt vs. autonomieorientiert) differenziert einschätzen können
• Rollenklarheit gewinnen und das eigene Betreuungskonzept entwickeln; mit institutionellen Anforderungen in Einklang bringen
• Erwartungen (beider Seiten) identifizieren und kommunizieren; eine tragfähige Betreuungsvereinbarung als gemeinsames Arbeitsfundament gestalten

2. Session
Onboarding: die ersten 6–9 Monate gestalten

Ein systematischer Onboarding-Prozess bietet Promovierenden Orientierung, klärt gegenseitige Erwartungen und baut bürokratische Hürden frühzeitig ab. Dies fördert nicht nur eine reibungslose Integration, sondern ermöglicht auch einen schnellen Einstieg in die wissenschaftliche Arbeit und Vernetzung. 
Dabei umfasst Onboarding weit mehr als die rein fachliche Einarbeitung: Es ist ein Prozess des Ankommens in Team und Institution, bei dem sowohl explizite als auch implizite Regeln vermittelt werden. Ziel ist der Aufbau tragfähiger Arbeitsbeziehungen zu Betreuer*innen und Kolleg*innen. Für internationale Promovierende ist diese Phase zudem wichtig, um die deutsche Wissenschaftskultur kennenzulernen.
Gleichzeitig ist Onboarding keine Einbahnstraße: Mit jedem neuen Teammitglied verändert sich die Gruppendynamik – das Erlernen von Regeln und Kultur ist somit ein wechselseitiger Prozess, der das gesamte Team einbezieht.

Key Learnings
Die Teilnehmenden entwerfen ein strukturiertes Onboarding-Konzept, das alle vier Dimensionen der Integration abdeckt:

• Fachliche Einarbeitung: Wissenschaftliche Zielsetzung und Methoden.
• Technisch-bürokratisches Onboarding: Administrative Abläufe und Infrastruktur.
• Soziale Integration: Ankommen in Team, Kultur und Institution.
• Regelwerk: Vermittlung von expliziten Standards und impliziten Gepflogenheiten.

3. Session
Kontinuierlichen Lernfortschritt anregen und sichtbar machen
Der Promotionsalltag wird von vielen Promovierenden als langwierig und herausfordernd erlebt – häufig begleitet vom Gefühl, nicht schnell genug voranzukommen. Gleichzeitig ist die Promotion ein intensiver Lern- und Entwicklungsprozess: Fachliche Expertise, methodische Souveränität, wissenschaftliche Urteilsfähigkeit und zunehmende Eigenständigkeit entwickeln sich fortlaufend. Diese vielschichtigen Fortschritte verlaufen jedoch oft schrittweise oder zirkulär und werden im Arbeitsalltag oft unterschätzt oder bleiben unsichtbar.
Im Workshop reflektieren wir zunächst, welche Lernfortschritte in den unterschiedlichen Promotionsphasen erwartet werden können.
Darauf aufbauend erarbeiten wir konkrete Ansätze, wie Betreuende Lernfortschritte systematisch anregen, bewusst wahrnehmen und sichtbar machen können, beispielsweise durch die Formulierung von Milestons. So gelingt es, Motivation und die Freude an der wissenschaftlichen Arbeit aufrecht zu erhalten sowie die wissenschaftliche Eigenständigkeit gezielt zu stärken – sowohl im Einzelkontakt als auch im Teamkontext.

Key Learnings

• Reflexion der zu entwickelnden Kompetenzen: Identifizieren der erforderlichen Kompetenzen, die Promovierende auf fachlicher, methodischer, persönlicher und systemischer Ebene entwickeln sollen.
• Identifizieren von Fortschritten: Strategien zur Erlebbar- und Sichtbar-Machung von Arbeitsfortschritten und wie diese Wertschätzung erhalten, beispielsweise durch regelmäßige Feedbackrunden im Team oder das Feiern von (Teil-)Erfolgen.
• Diskussion: Wie kann sowohl im Einzelkontakt als auch im Teamkontext eine unterstützende Umgebung geschaffen werden, die die Freude an der wissenschaftlichen Arbeit erhält und die wissenschaftliche Eigenständigkeit der Promovierenden gezielt fördert?

4. Session
Kommunikation als Kern der Betreuung: Struktur, Beziehung, Führung in verschiedenen Settings und Anwendungen
Promotionsbetreuung vollzieht sich wesentlich in Kommunikation. Ob im 1:1-Gespräch, im Kolloquium oder in informellen Abstimmungen – durch Kommunikation werden Erwartungen geklärt, Arbeitsprozesse strukturiert, Beziehungen gestaltet und Entwicklung ermöglicht. Diese Session verbindet praktische Werkzeuge zur Gestaltung von Betreuungsgesprächen mit zentralen Grundlagen der Führungskommunikation im Wissenschaftskontext.

Key Learnings

• 1:1-Gespräche und Gruppenmeetings strukturiert, zielorientiert und entwicklungsförderlich gestalten
• Feedback differenziert einsetzen: zwischen Textfeedback, Prozessfeedback und persönlicher Entwicklung
• Grundlagen der Führungskommunikation anwenden: Gesprächsführung, Verbindlichkeiten, Umgang mit Ambivalenzen und Konflikten, Selbstreflexion als Teil der Führungskommunikation (eigene Trigger, Kommunikationsmuster und deren Wirkung erkennen, Feedback einholen)

5. Session
Schwierige Situationen professionell meistern
Promotionsprozesse verlaufen selten geradlinig. Unterschiedliche Erwartungen, Konflikte oder Phasen nachlassender Verbindlichkeit können die Zusammenarbeit zwischen Betreuenden und Promovierenden belasten. Gleichzeitig gehören projektbezogene Rückschläge – etwa ausbleibende Forschungsergebnisse oder verzögerte Zeitpläne – ebenso zur Promotion wie persönliche Krisen, die den Arbeitsprozess beeinträchtigen können.
Im Workshop reflektieren wir typische herausfordernde Situationen in der Promotionsbetreuung und klären, welche Rolle und Verantwortung Betreuende in unterschiedlichen Konstellationen einnehmen. Darauf aufbauend erarbeiten wir Strategien für einen professionellen, klaren und zugleich unterstützenden Umgang mit Konflikten, Krisen und Grenzsituationen.

Key Learnings

• Herausforderungen systematisch einordnen: Die Teilnehmenden lernen, zwischen betreuungsbezogenen Konflikten, projektbezogenen Schwierigkeiten und persönlichen Belastungen zu unterscheiden und klären dabei jeweils Ihre Rolle.
• Konflikte konstruktiv ansprechen: Sie erwerben Strategien, um frühzeitig, klar und lösungsorientiert mit Erwartungsabweichungen, Unzuverlässigkeit oder Spannungen umzugehen.
• Mit Rückschlägen professionell umgehen: Sie entwickeln Ansätze, um projektbezogene Krisen, wie negative Ergebnisse oder Zeitverzüge, als Teil des wissenschaftlichen Lernprozesses zu begleiten und anzugehen.